Nach unserer Erfahrung geben Handelsunternehmen bei der Auswahl einer neuen WWS-Lösung als Ziel i.d.R. eine Nutzungsdauer der Software von „10 Jahren + x“ vor. Betrachtet man das Alter heute abgelöster WWS-Lösungen in größeren Handelsunternehmen, so sind diese häufig sogar 15 – 20 Jahre produktiv im Einsatz gewesen. Berücksichtigt man zudem, dass zwischen dem Beginn des Auswahlprozesses und dem Produktivstart einer neuen WWS-Lösung durchaus ein bis zwei Jahre (in sehr großen Projekten sogar noch mehr) liegen können, so wird klar, dass die Zukunftssicherheit der Lösung ganz elementar ist. Es muss eine ausreichende Sicherheit geben, das der Anbieter und auch die konkrete WWS-Lösung auch noch „10 Jahren + x“ verfügbar sind.
So heterogen der Handel ist (bspw. Einzelhandel vs. Großhandel; Lebensmittel vs. Modehandel; stationärer Handel vs. Online-Handel), so heterogen sind auch die ERP / WWS-Lösungen. Es gibt keine generell „beste“ ERP / WWS-Lösung am Markt; vielmehr muss abhängig von den individuellen Gegebenheiten und Anforderungen eine gut „passende“ Lösung gefunden werden. Hierzu ist ein systematischer Auswahlprozess mit Systempräsentationen der Anbieter erforderlich. Die Systempräsentationen sollten keine reinen Standardpräsentationen der Anbieter sein, sondern auf vom Handelsunternehmen individuell vorgegebenen konkreten Prozessbeispielen („Testfahr­plan“) basieren. Nur so ist eine vergleichende Bewertung der Systeme in Bezug auf die tatsächlichen individuellen Gegeben­heiten und Anforderungen möglich.
Nicht zuletzt muss man ein ERP / WWS-Projekt auch als das begreifen und ausgestalten, was es ist: ein Orga­ni­sations­projekt und kein reines IT-Projekt. Beim WWS handelt sich um das „Herzstück“ des Handels­unternehmens. Ohne ein gut funktionierendes WWS ist ein Handelsunternehmen nicht lebensfähig. Der Austausch der WWS-Lösung betrifft (fast) alle Unter­nehmens­bereiche und ‑prozesse und hat direkte Aus­wirkungen auf viele Mitarbeiter und die Geschäftspartner (Kunden wie Lieferanten). Aufgaben verlagern sich und Prozesse verändern sich. Das Verständnis eines WWS-Projekts als Organisationsprojekt, erfordert die umfassende Ein­bindung der Fachabteilungen ebenso wie ein aktives Change Management. Die Mitarbeiter müssen „mitge­nommen“ werden. In der Praxis werden diese Aspekte häufig immer noch unterschätzt.
Über die zuvor skizzierten Aspekte hinaus, verbleibt zudem ein grundlegender Konflikt, der maßgebliche Auswirkungen auf die Dauer und die Kosten eines WWS-Projektes hat, nämlich der Umgang mit nicht im Standard abgedeckten Funktionen bzw. Anforderungen.

ERP / WWS Standardsoftware vs. individuelle Anforderungen an Funktionalität
Es ist heute unstrittig, dass Handelsunternehmen kaum eine andere Möglichkeit haben, als eine Standardsoftware als ERP WWS-Lösung einzusetzen (Komplexität heutiger Softwareentwicklung, erforderliche Funktionsbreite und ‑tiefe, Flexibilität bei neuen Anforderungen, Zukunftssicherheit etc.). Aufgrund der Heterogenität des Handels muss eine Standard­software in der Lage sein, unterschiedliche Prozesse/ Prozessvarianten zu unter­stützen und sie in einer konkreten Kundeninstallation flexibel kombinierbar ein­setzen zu können. Flexibilität ist zudem erforderlich, da sich Anforderungen im Handel – gerade auch durch den Einfluss der Geschäftspartner – oftmals sehr schnell verändert und das bei einer geplanten Nutzungsdauer von „10 Jahren + x“. Im softwaretechnischen Sinne bietet Flexibilität darüber hinaus die Basis für eine projektspezifische Einrichtung und Anpassung der Software ohne individuelle Modifikationen.

Gerade im Standard fehlende, aber unverzichtbare Funktionalität muss i.d.R. individuell geschaffen werden – und das ist in den meisten WWS-Projekten aufgrund der Vielfalt der Detailausgestaltung von Funktionen und Prozessen des Handels notwendig. Ebenso spielen ergonomische Optimierungen im Bereich der Masken und der Systembedienung vor allem bei Massenprozessen eine zentrale Rolle. Klassische 80/20-Ansätze, die sich auf die 80%-Fälle konzentrieren und nur diese effizient ausgestalten, sind gerade im Handel nicht unproble­ma­tisch. So ist es bei dem Mengenvolumen im Handel vielfach nicht hinnehmbar, auf eine effiziente Ausgestaltung – auch nur des 5%-Falls – zu verzichten. Bei 600.000 Kunden­aufträgen pro Jahr in einem technischen Großhandels­unternehmen wird eine in­effiziente Abbil­­dung von 30.000 Kundenaufträgen durch den Standardprozess der Software – zu Recht – nur selten der Anpassung der Standard­software vorgezogen.

Leistungsfähige WWS-Lösungen bieten hierzu als Lösungsansatz im Standard umfassende Konfigurations- oder Customizing-Möglichkeiten, um release-fähig auf Spezifika der Kunden eingehen zu können. Zudem sollte beim Handels­unternehmen eine grundlegende Bereitschaft bestehen, sich organisatorisch – soweit sinnvoll machbar – an die vorgedachten Abläufe der ausgewählten Standardsoftware anzulehnen (d. h., Organisationsveränderung vor Standardsoftwareänderung). Nur so kann der Nutzen einer Standardsoftware wirksam werden und nur so können hohe einmalige wie laufende Kosten von zusätzlichen Modifikationen vermieden werden.

(Gemeinsam verfasst von Dr. Oliver Vering, Prof. Becker GmbH und Peter Treutlein, Trovarit AG)